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Operação Contábil
Um jeito simples de espalhar o trabalho pelo mês, cobrar documento na hora certa e chegar ao vencimento com tudo revisado.
Todo escritório conhece a semana do vencimento. O telefone toca mais, o extrato chega no fim da tarde e a revisão acontece com o relógio correndo. Dá para tirar boa parte dessa pressão só mudando a ordem das coisas.
Uma cena conhecida
Cliente · 17:42
Oi! Mandei o extrato agora. Ainda dá tempo?
Escritório · 17:45
Dá, mas a guia vence amanhã. Vamos apurar hoje à noite.
Cliente · 17:46
Desculpa a demora, o banco não liberou antes.
Cena ilustrativa.
Ninguém ali errou de propósito. O cliente mandou quando conseguiu, o escritório pediu quando lembrou. O problema aparece porque o mês inteiro foi organizado em volta de uma data só: a do vencimento.
O pedido de documento sai tarde
Se a lista vai para o cliente no dia 15, o extrato chega no dia 18.
Cada um cuida de um pedaço
Sem um nome por cliente, uma pendência pode ficar parada a semana inteira.
O único prazo é o legal
Quando não existe data interna, o primeiro alerta é o próprio vencimento.
A revisão fica para o fim
Quem apurou às pressas revisa o próprio trabalho às pressas.
Abaixo, um exemplo para novembro de 2026. O dia 2 é feriado de Finados, então o pedido de documentos sai no dia 3. Troque as datas pelas da sua carteira.
Novembro de 2026 · plano interno
Pedir os documentos no primeiro dia útil
Mande a cada cliente a lista do que falta e a data de envio. Uma mensagem por cliente, com os itens dele.
Cobrar com o item exato
“Falta o extrato do Itaú de outubro” funciona melhor que “faltam documentos”.
Apurar quem já está completo
Não espere a carteira toda. O cliente que mandou tudo no dia 4 pode ser apurado no dia 5.
Revisar com outra pessoa
Quem apura não revisa. Com dois dias de folga, dá para corrigir sem pressa.
Entregar e registrar
Publique a guia para o cliente e anote quem fez, quem revisou e quando.
Um bom fechamento é aquele em que o dia do vencimento passa sem ninguém perceber.
Hoje
Com responsável e prazo interno
Termos deste artigo
Antes do dia 1º
Para começar, não. Uma planilha com cliente, tarefa, responsável e data já ajuda. O sistema passa a valer a pena quando a carteira cresce e a planilha começa a esconder pendências.
Registre cada atraso com a data. Com o histórico na mão, fica mais fácil combinar uma regra com o cliente, de preferência por escrito.
Quer ver o mês do escritório organizado assim?
Na AGGU, responsáveis, datas internas e pendências do cliente ficam na mesma fila.
Artur MatosFundador da AGGU
Escreve sobre gestão de escritórios contábeis e o dia a dia de quem usa a AGGU.
Veja como a AGGU organiza esse contexto na prática.
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